Réceptionner une livraison ne consiste pas seulement à récupérer des colis. C’est une étape clé pour garantir la conformité des produits, vérifier leur état, signaler toute anomalie et mettre à jour vos stocks. Voici comment agir efficacement à chaque étape.
Vérifiez immédiatement la conformité
Appuyez-vous sur deux documents essentiels :
- Le bon de commande : vous l’envoyez au fournisseur pour formaliser votre demande. Ce document vous engage à payer et oblige le fournisseur à livrer dans les délais.
- Le bon de livraison : le fournisseur vous le remet avec la marchandise. Datez-le, signez-le, annotez-le si besoin et gardez-en une copie.
Comparez ces deux documents dès la réception pour confirmer la conformité de la livraison.
Contrôlez sans attendre
Procédez en deux temps :
- Le contrôle visuel : en présence du transporteur, vérifiez l’état des colis et la quantité livrée.
- Le contrôle approfondi : une fois le transporteur parti, examinez chaque produit. Vérifiez la qualité et assurez-vous que rien ne manque ni n’est détérioré.
Signalez toute anomalie
En cas de problème, réagissez vite :
- Transporteur présent : notez les anomalies sur le bon de livraison.
- Transporteur parti : contactez le fournisseur immédiatement par téléphone, puis confirmez par mail, fax ou courrier.
Respectez le délai de 3 jours maximum pour signaler les réserves. Certains fournisseurs offrent plus de souplesse, mais agir vite protège vos droits.
Enregistrez l’entrée en stock
Une fois les contrôles terminés, mettez vos stocks à jour. Notez :
- la quantité reçue,
- la date de réception,
- le numéro du bon de livraison.
Vous assurez ainsi un suivi précis des flux de marchandises et une gestion optimale des approvisionnements.
L’essentiel à retenir
Réceptionner une livraison exige méthode et réactivité. Pour sécuriser vos approvisionnements :
- Comparez bon de commande et bon de livraison.
- Contrôlez la marchandise dès réception.
- Notez et transmettez vos réserves sans délai.
- Mettez immédiatement vos stocks à jour.
Avec cette démarche, vous limitez les litiges, gagnez en efficacité et optimisez votre gestion logistique.
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