Un organigramme est un outil essentiel pour représenter clairement la structure d’une organisation. Dans cet article, nous allons voir ce qu’est un organigramme, à quoi il sert, et surtout comment en créer un facilement à l’aide du logiciel Microsoft Word.
Qu’est-ce qu’un organigramme ?
Un organigramme est une représentation graphique de la structure d’un organisme, d’un établissement ou d’un service. Il permet de visualiser les différents éléments qui composent cette structure ainsi que les relations existantes entre eux.
Concrètement, il s’agit d’un schéma hiérarchique qui montre qui dirige qui, qui travaille sous l’autorité de qui et comment les responsabilités sont réparties. Les relations représentées sont donc principalement hiérarchiques.
On parle également d’organigramme de structure. Ces deux expressions ont exactement la même signification.
À quoi sert un organigramme ?
Il permet de comprendre rapidement l’organisation interne d’une entreprise ou d’un service. Selon le niveau de détail souhaité, il peut contenir :
- Le nom des services
- Le nom des responsables
- La fonction ou la profession des personnes (secrétaire, comptable, responsable des ventes, responsable des achats, etc.)
- Le nom et la fonction de chaque collaborateur
- Les effectifs par service, avec éventuellement le détail des membres
Plus un organigramme est détaillé, plus il apporte d’informations. Tout dépend donc de l’objectif recherché.
Comment créer un organigramme avec Microsoft Word ?
Microsoft Word intègre des outils qui facilitent grandement la création d’un organigramme.
Accéder aux SmartArt
Dans Word, cliquez sur l’onglet Insérer, puis sélectionnez SmartArt.
Une fenêtre s’ouvre avec plusieurs catégories de graphiques : listes, processus, cycles et hiérarchies.
Pour créer un organigramme, choisissez la catégorie Hiérarchie.
Choisir un modèle d’organigramme
Word propose plusieurs modèles d’organigrammes, le plus souvent basés sur une hiérarchie pyramidale. Ce type de structure correspond à la majorité des organisations traditionnelles : un responsable principal au sommet, puis plusieurs niveaux hiérarchiques en dessous.
Même si certaines entreprises utilisent aujourd’hui des structures plus modernes, ce modèle reste idéal pour un organigramme clair et compréhensible.
Sélectionnez un modèle simple, puis validez pour l’insérer dans votre document.
Personnaliser l’apparence
Une fois l’organigramme inséré, vous pouvez :
- Modifier les couleurs pour différencier les niveaux hiérarchiques
- Changer le style des formes (angles, effets, relief)
Il est conseillé de rester sobre. Il doit avant tout être lisible et professionnel. En général, moins il y a d’effets, plus le résultat est efficace.
Remplir les informations
Il suffit ensuite de compléter les cases :
- Indiquez le responsable principal en haut
- Ajoutez éventuellement un assistant ou une assistante de direction
- Insérez les responsables de chaque service (achats, ventes, comptabilité, etc.)
Word ajuste automatiquement la taille des formes en fonction du texte saisi.
Ajouter ou supprimer des niveaux hiérarchiques
Pour ajouter des collaborateurs sous un responsable :
- Cliquez sur la case concernée
- Dans l’onglet Création, choisissez Ajouter une forme
- Sélectionnez Ajouter une forme en dessous
Vous pouvez ainsi ajouter des salariés, des stagiaires ou tout autre poste. Il est également possible de supprimer ou déplacer des formes selon vos besoins.
Conclusion
L’organigramme est un outil simple et efficace pour visualiser la structure d’une organisation. Grâce aux fonctionnalités SmartArt de Word, sa création est rapide et accessible, même sans compétences graphiques.
Il ne reste plus qu’à créer votre propre organigramme en l’adaptant à votre structure et à vos objectifs.
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